各部门、各单位：
为做好我校2016年度文件材料立卷归档工作，根据《高等学校档案管理办法》（第27号令）要求，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1.上级来文。上级部门对校区（学院）请示、报告的批复、批示，要与相应的请示、报告放在一起立卷，为永久保管；上级部门对校区（学院）普发性文件以发文机关为单位立为一卷或数卷，作为资料保存。
2.各单位形成的公文与资料。公文须向档案室移交两套立卷存档。第一套公文附文件签批单，按问题、期限的不同，进行分类立卷；第二套公文按不同的文号分别组卷，卷内文件由小号到大号流水排列，保管期限为永久。移交存档的两套文件材料要齐全完整，符合公文格式要求，尤其是有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。未行文的重要资料只须移交一套归档。
3.声像资料。各部门、各单位在工作中形成的具有保存价值的照片、光盘等声像资料，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。光盘要移交三套归档。
4.实物资料。单位或个人获得的省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有纪念意义的实物礼品等，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号或附文字说明。
5.重要活动资料。校区（学院）及各部门、各单位所承办的重要活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，收集与归档范围等依据《山东科技大学重大活动档案管理办法》（详见档案馆网站—“档案法规”—“学校档案规章”）。
二、时间安排
请各部门、各单位于3月10号前完成档案移交归档工作。
三、注意事项
1.密级文件或有保密要求的档案资料，直接将实体案卷移交档案室归档即可。
2.各部门（单位）在学校建校65周年校庆活动中形成的有价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的材料，请收集齐全一并归档。
3.注意收集离岗、调动人员保管的文件资料，尤其是岗位变动的领导手中有价值的档案资料的收集归档。
联系人：李 健 联系电话：3076240
胡永芳 联系电话：3076378
党政办公室
2017年3月2日
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