各部门、各学院：
为适配校园安防系统升级改造，全面更新门禁系统人员数据库，精准匹配校内人员在岗变动情况，规范校园出入及车辆管理秩序，现组织开展正式教职工信息、人像照片及车辆信息集中采集与台账更新工作。有关事项通知如下：
一、人员信息及人像照片采集要求
各单位须完整、准确填报《教职工信息采集表》所有栏目，并按标准提交电子人像照片，具体要求如下：
1.命名规范：人像照片统一按照“工号.JPG”格式命名，命名统一、准确无误，不得随意更改格式。
2.拍摄标准：采用本人近期正面免冠证件照，面部完整清晰，双眼、眉毛完全露出，无遮挡、无美颜滤镜、无杂乱背景，符合门禁人脸识别使用标准。
3.参数要求：照片单张大小控制在10KB—10MB，分辨率不低于192*192px；推荐画面比例3:4，最优分辨率为640px*480px，保证成像清晰、可正常识别。
4.汇总报送：以各部门、学院为单位统一收集本单位人员采集表及人像照片，整理打包后集中报送，不接受个人单独报送。
二、车辆信息采集要求
本次仅采集教职工本人及配偶名下合法私家车信息，每位教职工最多填报2台车辆。各部门、各学院为信息审核责任主体，须严格核查车辆信息的真实性、合规性，认真审核把关，杜绝错报、漏报、乱报情况，确保填报信息真实有效。
三、报送时间及方式
1.电子版报送：请于9月2日16:00前，将本单位全部教职工信息采集表、规范人像照片统一压缩打包，以部门（学院）命名文件包，发送至指定邮箱：hyq750422@163.com。
2.纸质版报送：统一打印《教职工信息采集表》纸质汇总材料，经本单位负责人签字审核、加盖公章后，报送至西校园1号教学楼C区警务室存档备案。
四、信息核对与完善要求
本次同步下发原门禁系统存量教职工信息台账，请各单位对照原始台账，结合本单位教职工实际在岗状态逐一逐条核对梳理。一是规范人员增减管理，对新入职、调入在岗人员予以增补，对离职、调离、退休、长期离岗等不在岗人员予以删减，所有人员增减变动情况，均须在采集表备注栏清晰注明具体原因。二是全面完善个人信息，逐项核对、更新教职工各项基础信息，修正错误、补齐空缺，确保台账信息与人员实际情况完全一致，做到真实、准确、完整。
五、有关工作要求
请各部门、各学院高度重视本次安防信息采集及台账更新工作，压实工作责任，安排专人专项统筹梳理、审核汇总、按时报送。严格落实人员核对、信息完善、资料审核等各项工作，确保数据规范准确、不漏一人、不漏一项。逾期未完成报送或信息更新不完善的，将影响教职工门禁通行、校园车辆出入等系统权限的正常使用。
特此通知。
泰安校区安全管理部
2026.08.31
